Comment gérer mes rendez-vous ? (création, modification, suppression)

Comment gérer mes rendez-vous ? (création, modification, suppression)

Pour ajouter un rendez-vous

  1. Cliquer sur la case correspondant au créneau souhaité, une fenêtre s’ouvre

  1. Type/Motif du RDV : sélection du motif du RDV. La durée du RDV dépend du motif sélectionné.
  2. Rendez-vous privé : cocher la case pour pour que le contenu du rendez-vous ne s’affiche pas du côté de la permanence («Non visible secrétariat»).
  3. Ajouter le contact : soit le sélectionner dans la liste (autocomplétion), soit en créer un nouveau.
[ASTUCE] Création rapide d’un contact
Pour créer rapidement un contact depuis la fenêtre de prise de rendez-vous, indiquer son NOM Prénom N° de téléphone à la suite, puis appuyer sur « entrée » ou cliquer sur le bouton « Créer le contact ».
Attention : il ne doit pas y avoir d’espace dans le NOM ni dans le prénom.
  1. Options du RDV :
    1. COVID : il s'agit d'un rendez-vous avec suspicion COVID. Si c'est option est sélectionnée, une icône "COVID" s'affiche à droite dur rendez-vous.

    2. VAD : affiche les champs d’adresse du contact et un champ « Motif VAD ». Si sélectionné, affiche un (V) devant le nom du RDV. Les coordonnées du premier contact ajouté au RDV s’ajoutent automatiquement. Vous avez la possibilité de les modifier ou d’ajouter les coordonnées d’un autre contact ajouté au RDV en cliquant sur le picto « Insérer l’adresse du contact dans l’adresse VAD ». Important : la modification de l’adresse VAD ne modifie pas l’adresse du contact.
    3. Nouveau contact : si sélectionné, affiche un (N) devant le nom du RDV.
    4. Liste attente: active la liste d’attente pour le RDV, des options supplémentaires apparaissent (choix du/des jours et de l’heure souhaités).
    5. A confirmer : si sélectionné, affiche un (C) devant le nom du RDV.
  2. Rappels de RDV (email et/ou SMS) : il y a deux possibilités , immédiat ou programmé. Pour les rappels programmés : (RM) rappel email et (RS) rappel SMS. Si le rappel immédiat a été coché lors de la création du rendez-vous, chaque modification ultérieure (déplacement uniquement) du rendez-vous donnera lieu à l’envoi d’un rappel.
[ASTUCE] Consulter / Modifier les coordonnées d’un contact
Pour consulter / modifier les coordonnées d’un contact directement depuis la fenêtre de prise de RDV, cliquer sur le « crayon » après avoir ajouté le contact.
[ASTUCE] Prise de plusieurs RDV sur un même créneau (doublons)
Si vous prenez plusieurs rendez-vous sur un même créneau horaire, les différents RDV se décalent afin de tous les afficher.
Lors de l’ajout d’un nouveau rendez-vous, une popup vous alerte que le RDV est un « doublon ».

Affichage des RDV en doublon

Pour modifier un rendez-vous

Cliquer sur le rendez-vous, modifier les paramètres puis valider.

Supprimer le rendez-vous

Pour supprimer le rendez-vous, cliquer sur le bouton rouge «Supprimer».

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